Wartung von Software: Kosten, Verträge und wann eine Dauerlizenz reicht

Softwarewartung bezeichnet alle Leistungen, die eine installierte Software nach dem Kauf funktionsfähig und sicher halten. Dazu gehören Patches, technischer Support und bei manchen Verträgen das Recht auf die nächste Version. Im Maschinenbau hieße das Instandhaltung.

Software Assurance ist der Wartungsbaustein der Microsoft Volumenlizenzierung. Sie gewährt Upgrade-Rechte auf während der SA-Laufzeit erschienene neue Versionen sowie Downgrade-Rechte auf frühere Versionen. Bei Microsoft 365 ist die Wartung dagegen im Abopreis enthalten; endet das Abo, endet auch das Nutzungsrecht.

Wartungssoftware, Instandhaltungssoftware, CMMS oder EAM sind etwas anderes: Mit solchen Programmen planen Wartungsteams die Inspektion von Maschinen und Anlagen. Das ist klassisches Wartungsmanagement. Diese Programme gehören nicht zu unserem Sortiment. Wir kümmern uns um die Lizenzen Ihrer Office-Software.

• Korrektive Wartung: Der Hersteller behebt gemeldete Fehler, die Abstürze oder falsche Ergebnisse verursachen.
• Adaptive Wartung: Anpassung an ein neues Betriebssystem oder geänderte Schnittstellen.
• Perfektive Wartung: Verbesserungen bei Bedienung und Leistung, teils mit neuen Funktionen.
• Präventive Wartung: Sicherheitsupdates schließen bekannte Sicherheitslücken.

Update-Status der Office-Installationen im Firmennetz auf einen Blick· KI-generiert

Häufig berechnen Hersteller Wartungskosten für Software als jährlichen Prozentsatz vom Lizenzpreis. Wie hoch dieser Anteil ausfällt, legt jeder Vertrag selbst fest. Eine allgemeingültige Zahl gibt es deshalb nicht. Bei Microsoft Software Assurance liegt der jährliche Aufschlag typischerweise bei rund 25 Prozent des Lizenzpreises; maßgeblich ist aber immer die vertragliche Vereinbarung. Der Haken liegt im Mechanismus: Der Prozentsatz fällt jedes Jahr erneut an, solange der Vertrag läuft. Fragen Sie deshalb beim Anbieter nach dem konkreten Satz und seiner Bezugsgröße.

Ein Rechenbeispiel über drei und fünf Jahre macht den Effekt sichtbar. Mit Wartung zahlen Sie den Lizenzpreis plus dreimal beziehungsweise fünfmal den Wartungsanteil. Ohne Wartung bleibt es beim einmaligen Kaufpreis der Dauerlizenz. Je höher der Satz und je länger die Laufzeit, desto schneller übersteigen die Gebühren den ursprünglichen Kaufpreis.

Wartung bleibt sinnvoll, wo Funktionsupdates gebraucht werden. Server- und Datenbankumgebungen, die mit neuen Versionen anderer Systeme Schritt halten müssen, gehören dazu, ebenso Teams, die stets die neueste Version brauchen. An Arbeitsplätzen, an denen Briefe, Tabellen und Präsentationen entstehen, reichen dagegen Sicherheitsupdates, solange keine neue Funktion fehlt.

Wer nur die Jahresgebühr betrachtet, unterschätzt die tatsächlichen Kosten. Mehrere Posten summieren sich, und nicht alle stehen auf einer Rechnung. Ein Vergleich zwischen Wartungsvertrag und Dauerlizenz ist erst fair, wenn diese Posten auf beiden Seiten berücksichtigt werden.

• Jährliche Wartungsgebühr: Sie läuft weiter, bis jemand den Vertrag aktiv kündigt.
• Versionswechsel: Schulung, Tests und angepasste Vorlagen kosten Arbeitszeit.
• Interner Support: Ihre IT pflegt Installationen trotz Herstellervertrag selbst.

Eine Office-LTSC-Dauerlizenz erhält Sicherheitsupdates nach der Microsoft Lifecycle Policy bis zum Support-Ende der jeweiligen Version, ohne jährliche Wartungsgebühr. Bei MoveSoft erhalten Sie dafür Office 2024 Professional Plus LTSC, Office 2024 Standard LTSC und Office 2024 Standard for Mac LTSC. Für Office 2021 Professional Plus LTSC endet der Support am 13. Oktober 2026; danach liefert Microsoft keine Sicherheitsupdates mehr. Wie lange jede Version versorgt wird, veröffentlicht Microsoft auf seinen Lifecycle-Seiten.

Seit mehr als 14 Jahren ist gerichtlich geklärt: Gebrauchte Software dürfen Sie legal kaufen und nutzen. Grundlage ist der Erschöpfungsgrundsatz: Nach dem Erstverkauf in der EU kann der Hersteller den Weiterverkauf nicht untersagen. Der EuGH bestätigte das am 3. Juli 2012 (Rs. C-128/11), der BGH folgte 2013 (I ZR 129/08) und erlaubte 2014 die Aufspaltung von Volumenlizenzen (I ZR 8/13).

Für öffentliche Auftraggeber stellte die Vergabekammer Münster 2016 klar, dass gebrauchte Software bei Ausschreibungen nicht ausgeschlossen werden darf (VK 1-2/16). Wir dokumentieren jede Lizenzübertragung im Rahmen unseres TÜV-zertifizierten Lizenztransferprozesses. So profitieren Sie von einem unabhängig geprüften Verfahren und einer nachvollziehbaren Dokumentation Ihrer erworbenen Nutzungsrechte.

Eine Dauerlizenz friert den Funktionsumfang ein. Neue Funktionen und Versionssprünge sind nicht enthalten; wer sie braucht, kauft später eine neue Version. Nach dem Support-Ende liefert Microsoft keine Sicherheitsupdates mehr, dann steht der Wechsel an. Office LTSC 2024 erhält fünf Jahre Support; einen anschließenden Extended Support gibt es nicht. Bis dahin arbeiten Ihre Teams mit einer stabilen Oberfläche, die sich nicht mit jedem Update verändert.

Lizenzdokumentation belegt die Herkunft jeder gebrauchten Office-Lizenz.· KI-generiert

Softwarewartung prüfen Sie, indem Sie zuerst den Bestand erfassen: installierte Versionen, Verträge und Abos in einer Liste oder einem Tool, pro Arbeitsplatz. Notieren Sie dabei, welche Wartungsverträge laufen und wann sie sich verlängern. Ohne diese Übersicht lässt sich keine Kostenfrage beantworten.

Im zweiten Schritt schlagen Sie für jede Version das Support-Ende in der Microsoft Lifecycle Policy nach. Daneben stellen Sie die Kosten mit Wartung über drei und fünf Jahre dem Kaufpreis einer Dauerlizenz gegenüber. So sehen Sie, ab wann die Gebühr den Kaufpreis überholt.

Im dritten Schritt trennen Sie zwei Gruppen: Arbeitsplätze, die Funktionsupdates brauchen, und solche, denen Sicherheitsupdates genügen. Für die zweite Gruppe wählen Sie die passende LTSC-Lizenz aus. Achten Sie dabei unbedingt auf das Support-Ende der jeweiligen Version.

Zum Schluss folgt die Übertragung der Lizenzen. Legen Sie Kaufbeleg und Übertragungsnachweis zentral ab, damit bei einem späteren Audit alle Unterlagen griffbereit sind. Bei jeder Vertragsverlängerung entscheiden Sie danach bewusst neu, statt automatisch zu zahlen.